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资产(设备)入库建账流程

2017-06-02  点击:[]

长安大学固定(无形)资产线上建账流程

 

建账方录信息门户(推荐谷歌浏览器),在“教师公共服务”中查找并点击“资产系统”图标,即可跳转至资产系统页式:登面。校外登录“资产系统”,需要通过学校VPN登录(vpn.chd.eud.cn)。

 

一、业务流程

1. 申请人根据资产实际情况填写资产建账单。

2. 部门资产管理员审核。

3. 校级资产管理员审批。

4. 申请人可在验收单详情页面(右上角“打印”“验收上账”)打印验收上账单,经部门领导与验收人签字后前往计财处报账

    5. 在资产标签自助打印机打印资产条码标签、粘贴资产条码标签在购置资产拍摄照片在系统上传照片(操作方式:系统首页,待办事项,处理,上传)。资产标签自助打印终端机位置:本部北院基础部楼一层中厅,渭水校区北辰楼二层会计大厅219室、国资处602室、实管处606室

    6. 校级资产管理员终审,确认资产条码标签标签上传正确。

    7. 申请人登录系统完成资产领用,全流程结束。

 

2、办理步骤

2.1使用人发起验收上账申请

第一步:使用人点击我要建账,进入验收上账列表界面,如下图。

 

图1 验收上账列表

 

第二步:点击申请建账,进入验收上账申请界面,如下图。

 

图2 验收上账申请

 

第三步:填写验收上账申请单-基本情况,一定要根据发票等材料信息及实际情况认真填写,如下图:

 

图3 验收上账申请单基本情况

 

填写说明:

Ø 带*的项为必须填写的项。

Ø申请人:会根据验收上账申请人姓名自动带出。

Ø建账部门:根据实际申报单位选择对应部门。

Ø供货商:请根据发票中的供货商信息,填写供货商名称。

Ø采购经办人:一般都会默认为当前的业务申请人,可以根据实际修改。

Ø供货商联系方式、资产归属、记账日期、验收代表、验收专家、发票号以及项目经费,请根据实际情况填写或选择。

Ø 如果没有合同,则是否有合同置为否,如果签有合同,则是否有合同置为是,同时可以填写合同号和合同日期。

 

第四步:点击添加资产,可以看到添加资产-选择资产分类界面,可以直接输入资产名称进行查询,或按照树形逐级选择,如下图。

 

图4 添加资产-选择资产分类

 

第五步:在资产分类填写完成后,根据实际情况完善资产卡片的基本信息、取得信息并添加资产照片及附件,需要注意的是仪器设备与家具用具类卡片,举例具体说明如下。

例:选择资产分类:小型电子计算机,如下图。

 

图5 验收上账资产卡片完善页面-基本信息

 

填写说明:

Ø 带*号的为必填信息。

Ø资产名称、计量单位、使用状况:根据实际情况填写或选择。

Ø规格型号、设备用途、品牌:根据实际情况填写或选择。

 

图6 验收上账资产卡片完善页面-取得信息

 

填写说明:

Ø 带*号的为必填信息。

Ø取得方式、取得日期、价值类型、国别码:在选择行业分类后自动带出,可修改。

Ø海关监管:如果该资产不是进口设备,则海关监管置为否,如果该资产卡片为进口设备,则海关监管置为是,同时可以根据实际情况填写或选择如图征免税证明编号、征免税证明序号等字段。

Ø扩展字段:备注中可填写对该资产卡片的备注信息。

 

图7 验收上账资产卡片完善页面-领用信息

 

填写说明:

Ø 可点击添加领用信息按钮,批量添加领用信息。

Ø数量、使用人、使用部门、存放地点、教育方向:根据实际情况填写或选择。

Ø出厂号:若该资产有出厂号,点击添加出厂号批量添加。

Ø删除:点击删除按钮,可删除该条领用信息。

 

图8 验收上账资产卡片完善页面-资产照片及附件

 

填写说明:

Ø资产卡片图片:根据实际情况,若有资产卡片图片,点击上传资料,在弹出上传附件界面,任选一种方式进行上传。

Ø卡片附报材料:根据实际情况,若有卡片附报材料,点击上传资料,在弹出上传附件界面,任选一种方式进行上传。

 

第六步:完善卡片信息后,可点击保存并关闭,保存当前卡片信息并关闭卡片信息录入界面,或点击保存并继续添加,保存当前卡片信息并保持卡片信息录入界面,并继续添加该资产或重新选择分类添加资产卡片。

 

第七步:在资产信息填写完成并保存后,点击右下角的提交资产入库单,提交当前申请,如下图。

 

图9 验收上账申请界面

 

第八步:提交申请后,会出现验收上账申请确认界面,确认信息无误后,提交验收上账申请,等待上级部门审核,如下图。

 

图10 验收上账申请确认界面

 

第九步:部门资产管理员、校级资产管理员审批通过后打印建账单,携带建账单等报账资料到财务处报账,并在资产标签自主打印终端打印资产标签、粘贴并上传照片

 

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